Tapahtuma jos jokin vaatii pohtimista ja organisointia ja saattaa aiheuttaa järjestäjälleen tukun harmaita hiuksia ja hermojen kiristymistä. Olemme Tapahtumakeskus Koskenrannassa kampanjoineet vaivattoman tapahtumajärjestämisen puolesta, sillä mielestämme on tukku asioita ja yksityiskohtia, joita tilaajan ei tapahtumapaikasta tilauksen tehdessään pitäisi joutua pohtimaan. Niinpä listasimme tähän muutaman vinkin, joilla voisi helpottaa omaa työtään tapahtumaa suunnitellessa tai toteuttaessaan.
1. Tapahtuma tulossa – mistä lähteä liikkeelle?
Tapahtuman tekeminen saattaa tupsahtaa eteen pakotetusta ja akuutista tarpeesta yhtä lailla kuin lähteä liikkeelle villistä vastaan tulleesta ideastakin. Aikajana tapahtuman toteuttamisellekin saattaa vaihdella, joskus aikaa suunnitteluun ja toteuttamiseen on jopa vuosi ja joskus taas tapahtuma on raapaistava kasaan alle kuukaudessa. Olipa lähtötilanne sitten mikä hyvänsä, pysähdy hetkeksi ja tee suunnitelma. Vanha sanonta pitää paikkansa – hyvin suunniteltu, on puoliksi tehty!
Mitä aikaisemmin olet tapahtumaa järjestämässä, sitä paremmin sinulla on tietysti vaihtoehtoja ja valinnanvaraa vapaiden ajankohtien ja esimerkiksi puhujien ja muiden esiintyjien suhteen. Tarjouspyyntöä laatiessa on iso etu, jos voit kertoa suunnitelmistasi, toiveistasi ja tarpeistasi mahdollisimman laajasti. Sitä tarkemmat ja sinulle toimivimman tarjouksen saat, jos onnistumme saamaan kiinni visiostasi. Budjetti auttaa meitä myös hahmottamaan suunnitelmasi ja tarkentamaan tarjouksesi halutulle palvelutasolle.
2. Sen oikean valinta
Tarjouspyynnön saatuasi täytyy valita tapahtumalle toteutuspaikka. Päätökseen saattaa vaikuttaa esimerkiksi tapahtumapaikan sijainti ja pysäköintimahdollisuudet, jotka täytyy toki huomioida osallistuvien vieraiden mukaan. Viime kädessä tapahtumapaikan tulee tuntua omalta, herättää luottamusta ja vakuuttaa osaamisellaan sekä ennen kaikkea tuntua juuri sopivalta siihen tapahtumaan nähden, jota olet toteuttamassa. Hyvä keino varmentaa tämä, on vierailla paikan päällä ennen lopullista päätöksentekoa. Tutuessasi tilaan aistit kyllä paikan hengen ja boogien, mikä kantaa kyllä itse tapahtumapäivään asti. Esimerkiksi täällä meillä Koskenrannassa tapaamme teidät erittäin mielellämme tilakatselmuksen merkeissä. Tunnemme tilamme hyvin, joten meistä voi varmasti olla apua tapahtumasi suunnittelussa ja mukautuvien tilojemme hyödyntämissä.
Tapahtumapaikkaa valitessa voit miettiä olisiko sopiva vaihtoehto esimerkiksi tyhjä tila, johon pääset rakentamaan tapahtumasi oman mielesi mukaan tai olisiko tapahtuman toteuttamisen kannalta parempi vaihtoehto tapahtumapaikka, jossa on valmiina tekniikkaa, juhlavalaistusta kalustusta sekä ravintolapalvelut jo kaikki valmiina saman katon alla. Kuten yllä mainitsimme, kampanjoimme vaivattoman tapahtumajärjestämisen puolesta täällä Koskenrannassa. Meillä seminaaria tai illallista järjestäessäsi huomaat, että talosta löytyykin kaikki tarvittava valmiina. Kutsut vain vieraat, me hoidamme loput! Huomioi siis omat resurssisi sekä budjettisi tapahtumapaikkaa valitessasi, usein tapahtumatila hyvillä valmiuksilla on myös kustannustehokas vaihtoehto.
3. Hyvä ruoka – parempi mieli!
Ison ruokatalon slogania lainataksemme toteamme, että ruokatarjoilut ovat iso osa tapahtumaa – ne jäävät useimmiten päällimmäiseksi mieleen tapahtumavieraille ja herättävät suuriakin tunteita. Tarjoilut on hyvä mitoittaa tapahtumavieraidesi mukaisesti ja kohderyhmälle sopivaksi ja tässäkin tapahtumapaikka on kaikella kokemuksellaan mielellään avuksi suunnittelussa. Mitä paremmin pystyt toiveesi ja kohdeyleisösi kuvailemaan, niin sitä osuvammin tarjoilut voidaan suunnitella ja toteuttaa toiveita vastaavaksi.
Pitkäkestoisessa tai sopivasti lounasaikaan alkavassa tapahtumassa on hyvä huomioida tarjoilujen aikataulutus ja tiheys, jotta vierailla ei pääse nälkä yllättämään kesken tapahtuman. Erikoisruokavalioita noudattavat vieraat on hyvä myös huomioida tarjoiluissa ja sopia toteutustavasta tapahtumapaikan kanssa.
4. Aikatauluta järjestelyt
Yhteistyökumppanina toimiva tapahtumapaikka tarvitsee tapahtuman sujuvaa toteuttamista varten joitakin detaljeja jo hyvissä ajoin. Tärkeää tietoa tapahtumasi toteuttajalle on itse tapahtumapäivän aikataulu ruokailuineen ja ohjelmasisältöineen. Ruokatarjoiluiden aikatauluttamiseen saat apua tapahtumapaikan ammattilaisilta, heillä on ammattitaito suurtenkin vierasmäärien sujuvaan liikuttamiseen tapahtumapaikassa ja tieto esimerkiksi illallisella viinikaadolle varattavasta ajasta.
Taitava tapahtumapaikan hovimestari tai tapahtumakoordinaattori pystyy myös seuraamaan tapahtumapäivän aikataulua ja reagoimaan mahdollisiin poikkeamiin aikataulussa, jotta päivä sujuu vaivattomasti sekä sinulle että tapahtumavieraillesi. Heiltä löytyy myös takataskusta työkaluja yllättävien tilanteiden tai aikataulumuutosten varalle, joten heihin voi tukeutua tapahtumapäivänä asioiden yllättäessä.
Tapahtuman vierasmäärä sekä mahdolliset huomioitavat erikoisruokavaliot ovat myös tärkeä tieto tapahtumaasi toteuttavalle taholle ja näille on usein myös määritelty deadline raaka-ainetilausten ja henkilökuntamitoituksen vuoksi.
Jos tilaisuudessasi on paljon muuttuvia tekijöitä tai haluat itsellesi varmuuden järjestelyistä ja tilaratkaisuista, yhteinen suunnittelupalaveri voisi olla hyvä tapa varmistaa, että olette tapahtumapaikan hovimestarin tai tapahtumakoordinaattorin kanssa samalla aaltopituudella. Kun tapahtuma on yhdessä mietitty ja suunniteltu, voit jättää tapahtuman tapahtumapaikan toteuttajien käsiin ja nauttia itse tapahtumasta täysin siemauksin!
5. Vieraat tekevät tapahtuman
Tapahtumaa suunnitellessasi voi olla hyvä suoda muutama ajatus asiakaspolulle. Tällä tarkoitamme asiakkaan kokemusta itse tapahtumassa, liikkumisen sujuvuutta sekä riittävää informointia tapahtuman aikana, jotta hän kokee tulleensa huolehdituksi. Loppujen lopuksihan on niin, että vieraat sen juhlan tai tapahtuman tekevät!
6. Se pulmallinen no show
Jos olet huolissasi tapahtumia usein vaivaavasta ’no show’sta, kerro reilusti huolesi tapahtumapaikalle. Voitte yhdessä miettiä toimivia ratkaisuja tai järjestelyjä odottamatta poisjäävien vieraiden varalle. Tapahtumapaikkana törmäämme pulmaan monenlaisessa tilanteessa, joko no show’n määrä yllättää kolmasosan vieraista jäädessä saapumatta, jolloin esimerkiksi ruokahävikki on suuri. Vastaavasti tilaaja on saattanut jo itse huomioida no show’n vierasmäärää ilmoittaessaan, mutta paikalle saapuukin odotettua enemmän vieraita, kun no show jää toteutumatta odotetussa mitta kaavassa. Tämä taas saattaa aiheuttaa riskin tarjoilujen riittämättömyydestä. Yhdessä suunnittelemalla tätäkin pulmaa voidaan ennakoida jossain määrin.
7. Tapahtuman jälkeen – risut ja ruusut ovat kullanarvoisia
Kun tapahtuma on saatu päätökseen, on palautteen aika. Palautetta voit kerätä tapahtumaan osallistuvilta erillisellä palautekyselyllä tai vaikkapa paikan päällä suoraan tapahtumavierailta. Yhtä kaikki, kaikki palaute on kullanarvoista tietoa siitä, mikä toimii ja mikä ei. Tapahtumapaikkana olemme erittäin kiitollisia kuulemaan sekä mahdolliset risut että ruusut, jotta voimme kehittää toimintaamme.
8. Kanta-asiakkuus ja kumppanuus kannattaa
Tapahtuman järjestäjien keskuudessa on pitkään ollut trendinä vaihtaa tapahtumapaikkaa joka vuosi ja pyrkiä tarjoamaan vieraille aina jotain uutta uuden paikan myötä. Me puolestaan uskomme, että tässä asiassa pitkäaikainen kumppanuus ja asiakkuus kannattaa. Jos olet onnistunut löytämään toimivan ja luotettavan yhteistyön tapahtumapaikan kanssa, mitäpä sitä hyvää vaihtamaan. Uskomme vahvasti siihen, että mitä paremmin opit tuntemaan kumppanisi sitä paremmin yhteystyö toimii ja takaa tapahtuman onnistumisen kerta toisensa jälkeen. Ja hyvä tapahtumapaikkakin muokkautuu tarjoten uusia yllätysmomentteja jokaiseen tapahtumaan.