Tapahtumakeskus Kosken Ranta Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

pvm 18.4.2018

Rekisterinpitäjä
Tapahtumakeskus, Kosken Ranta Oy, Katariina Saksilaisen katu 9, 00560 Helsinki. y-tunnus 2635812-3. Jäljempänä Koskenranta.
Muut yhteystiedot: www.koskenranta.net, myynti@koskenranta.net tai 010 2194 460.

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Michael Weckström ja Miia Räsänen
osoite: Katariina Saksilaisen katu 9, 00560 Helsinki
muut yhteystiedot  010 2194460 tai myynti@koskenranta.net

Rekisterin nimi
Tapahtumakeskus Koskenrannan asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Koskenrannan asiakkaan ja Koskenrannan välinen asiakassuhde, asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: Asiakassuhteen, asiakaspalvelun toteuttaminen ja asiakastapahtumien varmentaminen sekä niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta. Asiakassuhteiden analysointi ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Koskenrannan liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset. Asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely, markkinatutkimuksen ja mielipidekyselyn toteuttaminen. Muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Henkilötietojen käsittelijät
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Asiakastietoja käsittelevät myös järjestelmän ylläpitäjät.

Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisterin jäsenestä voidaan tallentaa mm. seuraavia tietoja: Nimi, yrityksen nimi ja asema, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja muut tarpeelliset yhteystiedot. Palveluiden käyttö-, osto- ja laskutustiedot sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa ja jäsenen itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute. Rekisteriin ei kerätä ns. lain tarkoittamia arkaluonteisia tietoja.
Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
Tiedot säilytetään ainakin asiakassuhteen voimassaoloajan ja tilaushistoria kohtuullisen ajan.

Henkilötietojen säilytysaika
Koskenranta tarkistaa asiakasrekisterin noin kahden vuoden välein, epäolennaiset tiedot ja vanhentuneet yhteystiedot poistetaan rekisteristä.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri koostetaan rekisterinpitäjän Koskenrannan asiakastietojärjestelmästä. Markkinoinnissa käytettäviä yhteystietoja saadaan myös rekisteröidyltä itseltään ja keräämällä tietoa palvelu- ja markkinointitapahtumien sekä palveluiden käytön yhteydessä. Henkilötietoja voidaan myös hankkia ulkopuolisista tietolähteistä ja yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Koskenranta ei luovuta asiakasrekisterin tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Asiakastietoja ei luovuteta Koskenrannan lukuun toimivien palveluiden tai viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muutoin kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisterin jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Koskenrannan asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Rekisterin jäsenellä on mahdollisuus pyytää korjaamaan virheelliset tiedot Koskenrannan asiakasrekisteristä tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Mikäli yhteystietoja käsitellään asiakasrekisterin jäsenen suostumukseen perustuen, jäsenellä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Koskenrannalle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn/jäsenen tulee ottaa yhteyttä Koskenrannan myyntipalveluun, myynti@koskenranta.net tai 010 2194 460. Koskenranta voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä/ asiakasrekisterin jäsentä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimiin ryhtymistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisina ja rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Sähköinen rekisteri on suojattu ulkopuolisilta tunkeutumisilta palomuurilaitteistolla ja salasanoin. Häiriötilanteiden varalta rekisterin tiedoista otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot, jotka niin ikään on suojattu palomuurilaitteistolla.

Rekisteriä ei säilytetä manuaalisessa muodossa. Mikäli tilauksen valmisteluun ym. rekisterin tietoja on tulostettava manuaaliseen muotoon, niin aineisto tuhotaan käytön jälkeen silppuamalla tai laittamalla tiedot tietoturvasäiliöön.